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eSocial: o desafio de atender às PMEs

Postado em 12/06/2018.

Assustadoramente completo, o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED estreia em julho, para as pequenas, médias empresas e Microempreendedores Individuais - MEIs, o seu mais novo braço: o eSocial. A obrigação assessória reunirá informações de mais de 44 milhões de trabalhadores.

Em resumo, o eSocial é um sistema informatizado com o qual as empresas transmitirão ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos seus empregados. Em um segundo momento e seguindo um cronograma com datas específicas, elas deverão lançar o imposto retido na fonte e cumprir as obrigações trabalhistas previdenciárias.

Apesar de este aspecto estar claro, ainda há muitas dúvidas sobre como, na prática, funcionará esta parte do Sped dentro das empresas do Simples Nacional.

Este cenário preocupa, pois muitas pequenas e médias empresas ainda não iniciaram as adequações necessárias. “Todas essas mudanças poderão gerar um grande impacto para os empregadores brasileiros. Com a implantação do eSocial e outros mecanismos eletrônicos o governo acessará em tempo real as informações cadastrais das empresas, todos os dados dos empregados, impostos, admissões, rescisões, férias, pagamentos, afastamentos, débitos, bônus, processos, parcelamentos, entre outros”, explica Francisco Pereira, diretor da área de tributos da BDO.

Desde janeiro deste ano, os empregadores que faturaram acima de R$ 78 milhões no exercício de 2016 já fornecem informações pelo eSocial. E, a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual. Para o executivo o momento nestas empresas é de mapeamento e normatização das rotinas, treinamentos, além da revisão de processos internos e da realização da qualificação cadastral. Mas ainda são muitas as dúvidas referentes a alguns campos e informações a serem preenchidas, além da resistência em investir em novos processos de TI e na capacitação de profissionais para se adaptar à nova realidade.

 “Mas os investimentos são bem menores que os riscos. O não cumprimento das obrigações fiscais por meio do eSocial pode implicar em multas administrativas e em ações trabalhistas. Para evitar isso, o empregador deve checar quais os departamentos envolvidos e facilitar a comunicação entre eles, além de padronizar rotinas como a parametrização do sistema de folha de pagamento”, alerta.

Funcionários

De acordo com Fábio Fernandes, gerente de Recursos Humanos da ROIT Consultoria e Contabilidade, esta obrigação pode mudar as formas de contratação dentro das empresas, por cotas de modalidades de contrato.

“Para aprendizes é destinado 5% do total de vagas da empresa ocupadas por profissionais em funções operacionais. Por exemplo, se a empresa possui 50 empregados em funções operacionais, então é necessária a contratação de três aprendizes, pois se arredonda este índice sempre para cima. O trabalho aqui é com carteira assinada”, explica.

Em relação às cotas para contratação de portadores de deficiência, seus indicadores variam: 2% (empresas com 100 a 200 funcionários), 3% (200 a 500 funcionários) e 4% de (500 a 1000 funcionários). Até 100 funcionários não há obrigatoriedade.

Outra novidade é que a partir do eSocial passa a ser obrigatória a declaração de estagiários como trabalhadores sem vínculo. “Uma empresa não precisa contratar estagiário se assim desejar, mas se assim o fizer será obrigatório incluir os dados destes no sistema”, afirma o gerente de RH da ROIT.

As cotas para estagiários são: empresas com até 5 funcionários podem contratar 1 estagiário; com 5 a 10 funcionários podem contratar 2 estagiários; com 10 a 25 funcionários podem contratar até 5 estagiários e nas que possuam mais 25 funcionários é possível contratar 20% deste quadro. 


As multas para as empresas que descumprirem a lei são:

·         PCDS: R$ 1.329,18 por empregado ou não empregado / situação irregular.

·         APRENDIZ: R$ 402,53 por empregado ou não empregado / situação irregular.

·         ESTÁGIO: R$ 402,53 por aquele estagiário que estiver em  situação irregular.


Cronograma de implantação do eSocial
 

Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Fase 1: Janeiro/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

 

Etapa 2 - Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

 

Etapa 3 - Entes Públicos

Fase 1: Janeiro/19 - Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas

Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada

Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador 

 

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Texto: Katherine Coutinho
Fotos:
Edição: Lenilde De León

De León Comunicações