Normas para documentos de atividades-fim de Conselhos de Fiscalização Profissional são padronizadas

Você já ouviu falar do Plano de Classificação e da Tabela das Atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional? Lançado no dia 26 de novembro, no Conselho Federal de Contabilidade (CFC), trata-se de um conjunto de normas para documentos de atividades-fim de Conselhos de Fiscalização Profissional, criados a fim de gerar uma padronização.

Assim, os instrumentos norteiam os trabalhos de gestão documental nestas instituições, sobre as atividades de classificação, estabelecimento do prazo de guarda, a destinação e a eliminação dos documentos que produzem.

Como funciona

As ferramentas apresentadas são resultado de um Grupo de Trabalho (GT) formado com representantes de 15 conselhos profissionais e do Arquivo Nacional, iniciado em setembro de 2018.

Segundo o CFC, ao longo de 2019, foi trabalhada a elaboração de uma minuta do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação dos arquivos das atividades-fim para os Conselhos. Após a conclusão de uma versão final, estes instrumentos foram submetidos à consulta pública em todos os Sistemas de Conselhos de Fiscalização Profissional no site do Arquivo Nacional. As contribuições oriundas foram analisadas pelo GT e a versão final foi aprovada e publicada por meio da Portaria n. º 398, de 25 de novembro de 2019, do Arquivo Nacional, com validade de 24 meses. Nesse período, os órgãos devem enviar ao Arquivo Nacional um relatório circunstanciado apresentando uma análise do impacto da utilização dos instrumentos de gestão em cada órgão e apontando eventuais necessidades de alteração.

Vale lembrar que para documentos relativos às atividades-fim a própria legislação arquivística confere a cada instituição autonomia para avaliar e selecionar documento para descarte.

Gestão de Documentos no CFC

Desde 2017, o CFC realiza um Programa de Gestão de Documentos para orientação, acompanhamento e suporte aos seus regionais (Projeto 5024 ao CRCs – vinculado ao Desenvolvimento Operacional). A ação consiste em visita aos arquivos dos CRCs com treinamentos para ensinar a importância da gestão documental, apresentação e treinamento prático na utilização desses instrumentos de gestão (plano de classificação e tabela de temporalidade), atividade de protocolo e classificação, e também como se faz a avaliação e eliminação de documentos.

A visita avalia diversos aspectos de ordenação e arquivamento de documentos, bem como atividade prática utilização e aplicação destes instrumentos com o corpo funcional destes conselhos, inclusive em alguns regionais conta com a participação de Diretores e Conselheiros. É medida a quantidade de documentos em metros lineares, as espécies e tipologias documentais existentes, aspectos de conservação, entre outros. Ao final entregamos um relatório com os pontos positivos e sugestões de melhorias.

Após esse trabalho, os CRCs têm quatro meses para apresentar um relatório e um plano de atividade das ações que serão empregadas para a implantação de uma política de gestão documental nos locais visitados.

Assessoria

DE LEON COMUNICAÇÕES

Texto: Katherine Coutinho, com informações do CFC

Edição: Lenilde de León