Pesquisa revela quais são os principais tipos de despesas corporativas que as empresas proíbem

Gastos com entretenimento, alimentação e presentes lideram a lista de proibições nas políticas de controle financeiro corporativo

As despesas corporativas são um tema de extrema relevância para as empresas, que precisam equilibrar a liberdade de seus colaboradores com a necessidade de controle financeiro. Uma pesquisa recente da Paytrack, empresa especializada em gestão de despesas, revelou quais são os tipos de gastos corporativos mais frequentemente vetados pelas organizações.

Para assegurar que as regras de controle financeiro sejam seguidas à risca, 41% das empresas implementam alertas automáticos para notificar os colaboradores sobre a não conformidade com as diretrizes estabelecidas. Esse tipo de medida é importante para manter a integridade das políticas de despesas, evitando abusos e garantindo que os gastos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

20% das empresas permitem a aprovação de despesas que excedem o valor previsto, desde que haja uma justificativa válida e pré-aprovada. Essa flexibilidade controlada permite que situações imprevistas sejam geridas de maneira eficaz, sem comprometer o orçamento geral da empresa.

Por outro lado, 17% das organizações adotam uma abordagem mais rigorosa, bloqueando automaticamente qualquer despesa que esteja fora dos padrões estabelecidos. Essa prática garante que as diretrizes sejam cumpridas estritamente e que os recursos sejam utilizados de maneira responsável.

Gastos com entretenimento e lazer: itens mais comumente vetados

De acordo com a pesquisa da Paytrack, despesas relacionadas a lazer e entretenimento lideram a lista de proibições. Entre esses gastos, estão itens como bebidas alcoólicas, cigarro, sobremesas e ingressos para eventos de entretenimento. Esse tipo de despesa é visto pelas empresas como desnecessário e fora do escopo de atividades profissionais, o que justifica a proibição.

A proibição desses tipos de gastos reflete a preocupação das empresas em evitar excessos e manter a imagem corporativa. Além disso, controlar as despesas de lazer garante que os recursos sejam direcionados para investimentos que realmente agreguem valor ao negócio, como treinamentos e desenvolvimento de novas habilidades para os colaboradores.

Alimentação: regras estritas para refeições

As políticas de despesas corporativas também mostram uma preocupação em controlar os custos com alimentação. Embora muitas empresas forneçam benefícios para as refeições, 45% delas impõem restrições sobre o tipo de alimento que pode ser adquirido. Essas restrições geralmente visam evitar excessos e garantir que as refeições estejam dentro de um orçamento considerado razoável para a atividade empresarial.

Transporte e hospedagem: critérios de escolha e limite de gastos

No âmbito das viagens de negócios, a pesquisa da Paytrack mostrou que 38% das empresas impõem restrições sobre a classe de voos permitida, geralmente optando por passagens em classe econômica para todos os colaboradores, independentemente do cargo.

Além disso, 31% das organizações estabelecem limites claros para gastos com hospedagem, priorizando hotéis que oferecem tarifas corporativas ou ficam localizados próximos ao local de trabalho.

Essas políticas são desenhadas para otimizar o uso dos recursos durante as viagens de negócios, garantindo que os custos sejam controlados sem comprometer o bem-estar e a segurança dos colaboradores.

Dicas de como gerenciar despesas corporativas 

Compreender os tipos de despesas vetadas e as políticas de controle financeiro é fundamental para uma gestão eficiente. Além de estabelecer diretrizes claras sobre o que pode ou não ser gasto, as empresas podem adotar uma série de práticas para otimizar o gerenciamento de despesas corporativas.

• Implementação de tecnologia

Uma das estratégias mais eficazes para gerenciar despesas corporativas é o uso de tecnologias avançadas, como os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP).

Esses sistemas permitem a integração e automação de diversos processos de negócios, incluindo o controle de despesas. Um ERP oferece visibilidade em tempo real dos gastos, facilitando a aprovação de despesas e a identificação de possíveis excessos ou irregularidades.

A utilização desse sistema também simplifica o processo de prestação de contas, proporcionando relatórios detalhados que auxiliam os gestores na tomada de decisões mais assertivas. Além disso, a automação de processos reduz o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os colaboradores foquem em atividades mais estratégicas.

• Definição de políticas claras e treinamento de colaboradores

Outra medida importante é a definição de políticas claras de despesas, que devem ser comunicadas de forma eficiente a todos os colaboradores. A transparência nas regras ajuda a evitar mal-entendidos e reduz a probabilidade de gastos não autorizados.

Realizar treinamentos periódicos sobre as políticas de despesas corporativas também é essencial para garantir que todos os colaboradores estejam alinhados com as expectativas da empresa.

• Monitoramento contínuo e revisão periódica das políticas

As necessidades e prioridades das empresas podem mudar com o tempo, e as políticas de controle de despesas devem ser ajustadas para refletir essas mudanças. O monitoramento constante permite identificar padrões de consumo que podem ser otimizados e ajustar as políticas conforme necessário para garantir a eficiência financeira.

Essas práticas contribuem para uma alocação mais eficiente dos recursos, garantindo que os investimentos sejam direcionados para áreas que realmente agreguem valor ao negócio.

Da Redação.